Ofrecemos citas en horario de oficina y, en circunstancias excepcionales, fuera de ese horario. También podemos desplazarnos a domicilios particulares o a las instalaciones de clientes empresariales. Las citas fuera del despacho tienen un coste adicional por el tiempo y los gastos de desplazamiento. En ocasiones, es posible que no podamos atenderle en el plazo que necesita o que determinemos que no podemos atender su asunto. En ambos casos, se lo comunicaremos lo antes posible y, cuando proceda, le facilitaremos información para encontrar otro notario.
Normalmente, el notario debe presenciar personalmente la firma del documento.
No firme el documento antes de su cita con nosotros.
03 Documentos que debe enviar con antelación
Para ahorrar tiempo y gastos y evitar errores, le rogamos que nos facilite, con la mayor antelación posible a la cita, los originales o fotocopias de:
- Los documentos que deben certificarse notarialmente;
- Cualquier carta u otra instrucción que haya recibido sobre los trámites que deben realizarse con los documentos;
- Sus documentos de identificación.
04 Justificación de los nombres y cambios de nombre
Si el nombre que figura en el documento es distinto del que utiliza actualmente o su grafía ha variado con el tiempo, facilite, según corresponda, los certificados de nacimiento o matrimonio, la sentencia de divorcio o el documento de cambio de nombre que acrediten todos los nombres que utiliza. Si ha cambiado de nombre, necesitaremos una copia del Deed Poll o de la declaración solemne que formalizó el cambio.
05 Prevención del blanqueo de capitales y verificación de identidad
Como despacho notarial, estamos obligados, en los casos que proceda, a realizar comprobaciones para cumplir los requisitos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Normalmente deberá aportar pruebas satisfactorias de su identidad y domicilio. Según la naturaleza del asunto, también podemos necesitar información o documentación adicional sobre la titularidad real, la finalidad de la operación y el origen de los fondos o del patrimonio.
Cuando proceda, podemos realizar comprobaciones electrónicas de identidad y verificación. Es posible que solicitemos información o documentación adicional antes de poder continuar con su asunto.
Deberá presentar los originales de los siguientes documentos de identificación, por orden de preferencia:
- Su pasaporte vigente o, si no dispone de él;
- Un permiso de conducir vigente con fotografía o un documento nacional de identidad;
- O, si no dispone de ninguno de los anteriores, un certificado vigente expedido por un organismo público o la policía, con fotografía, u otro medio oficial de identificación;
Y
- Una factura de suministros, un extracto de tarjeta de crédito o bancario, o un recibo del council tax, que muestre su dirección actual y tenga una antigüedad máxima de 3 meses.
También deberá traer cualquier otro documento de identificación exigido en los documentos que haya recibido, como un documento de identidad extranjero. Podemos solicitar pruebas adicionales de identidad o de sus datos personales, como un certificado de matrimonio u otra documentación justificativa. Si fuera necesario, se lo comunicaremos con antelación.
06 Etapas habituales del servicio
Cada asunto notarial es diferente y los requisitos y plazos varían considerablemente según se trate de un particular o de una empresa y, en especial, según los plazos de terceros, como el Foreign, Commonwealth & Development Office, los agentes de legalización, las agencias de traducción y los servicios de mensajería.
Entre las etapas habituales pueden figurar:
- 01
Recibir y revisar los documentos que deben certificarse y las instrucciones que haya recibido;
- 02
Coordinarse con sus asesores jurídicos u otros organismos para obtener la documentación necesaria para tramitar el documento (por ejemplo, información de Companies House o registros extranjeros, poderes, etc.);
- 03
Comprobar la identidad, capacidad y facultades de la persona que debe firmar;
- 04
Si hay que certificar un documento, comprobar su autenticidad con el organismo emisor. En el caso de títulos académicos, esto implica consultar con la institución correspondiente;
- 05
Reunirse con el firmante para verificar su identidad, comprobar que comprende lo que firma y que lo hace libremente, y asegurarse de que el documento se otorga correctamente;
- 06
Redactar e incorporar o adjuntar un certificado notarial al documento;
- 07
Organizar la legalización del documento cuando proceda;
- 08
Organizar la conservación de copias de todos los documentos certificados de conformidad con las Notaries Practice Rules 2019.