Conditions générales de prestation

4.1 À titre de pièce d’identité officielle, vous devrez produire l’original de l’un des documents suivants (par ordre de préférence) :

1. Votre passeport en cours de validité (ou, à défaut) ;
2. Un permis de conduire en cours de validité du nouveau modèle (avec photographie) ou une carte nationale d’identité ;

et

un justificatif de domicile (il peut s’agir d’une facture de services publics, d’une facture de carte de crédit, d’un avis de council tax ou d’un relevé bancaire indiquant votre adresse actuelle et datant de moins de 3 mois)

Si aucun des documents ci-dessus n’est disponible, au moins deux des documents suivants :

1. Un certificat en cours de validité délivré par un gouvernement ou par la police, portant une photographie, ou tout autre moyen officiel d’identification ;
2. Une facture de services publics, une facture de carte de crédit ou un relevé bancaire indiquant votre adresse actuelle et datant de moins de 3 mois, ou un avis de council tax ;

Vous devez également apporter tout autre moyen d’identification susceptible d’être mentionné comme requis dans les documents qui vous sont adressés, tel qu’une carte d’identité étrangère. Nous pouvons également vous demander de présenter d’autres justificatifs d’identité, tels que des certificats de mariage, etc., et nous vous en informerons si nécessaire.

4.2 Afin de nous permettre de vous fournir un service professionnel, efficace et de grande qualité, nous vous demandons de :

1. fournir des instructions claires, complètes et en temps utile ;
2. veiller à ce que toutes les informations que vous nous fournissez soient exactes et complètes, et nous informer rapidement de tout changement important ;
3. fournir tous les documents et justificatifs raisonnablement nécessaires à l’exécution de vos instructions ; et
4. fournir une preuve satisfaisante de votre identité et, lorsque vous agissez pour une société, une organisation ou une autre personne, la preuve de votre pouvoir d’agir ou de signer en leur nom.

4.3 Tout retard dans la fourniture des informations ou des documents requis peut affecter notre capacité à faire avancer ou à achever votre dossier dans le délai prévu.

9.1 Si le dossier est simple, nous nous efforcerons de facturer des honoraires forfaitaires incluant les débours tels que les frais de légalisation, les frais postaux, les frais d’agent consulaire, les frais de coursier, les frais de déplacement, les frais de traduction, etc. Nous ne facturons pas la TVA (VAT).

9.2 Pour les dossiers plus complexes ou plus longs, les honoraires seront calculés sur la base d’un taux horaire de £180, sous réserve d’honoraires minimums de £90, plus les débours. Les honoraires facturés peuvent inclure le temps consacré aux conseils préliminaires, le temps de rédaction et de préparation, les appels téléphoniques émis et reçus, la correspondance écrite et reçue sous tous formats, l’organisation de la légalisation et la tenue des dossiers.

9.3 Certains documents doivent être légalisés avant de pouvoir être acceptés pour être utilisés dans la juridiction destinataire, par l’obtention d’une apostille auprès du Foreign, Commonwealth & Development Office du Royaume-Uni et, pour certains pays, une légalisation supplémentaire est requise auprès de l’ambassade ou du consulat concerné.

9.4 Veuillez noter que si nous devons effectuer des paiements en votre nom, tels que des frais de légalisation, des honoraires de traducteur ou d’interprète, ou d’autres coûts tels que des frais de déplacement, votre approbation à cet égard sera obtenue et vous devrez normalement payer ces montants à l’avance.

9.5 Le paiement peut être effectué en espèces, par carte, par virement bancaire ou en ligne. Le paiement de nos honoraires et débours est dû lorsque le document a été préparé, document que nous pouvons retenir dans l’attente du paiement intégral.

9.6 Nos honoraires deviennent exigibles au titre du travail entrepris à la suite de la réception de vos instructions expresses de procéder. Si vous mettez fin à vos instructions ou les retirez à tout moment avant l’achèvement du dossier, nous nous réservons le droit de facturer tous les honoraires raisonnables pour les services professionnels fournis jusqu’à la date effective de résiliation, calculés par référence au travail entrepris, ainsi que tous les débours, frais et coûts de tiers dûment engagés ou promis en votre nom.

9.7 Pour les clients professionnels, les factures sont payables dans les 15 jours suivant la date de la facture. Lorsque nous agissons pour un client particulier, l’ensemble des honoraires et des coûts associés doit être payé intégralement avant l’achèvement du travail.

9.8 Lorsque vous nous mandatez dans le cadre d’un dossier, vous demeurez le principal redevable de nos honoraires, frais, débours et autres coûts, nonobstant tout arrangement ou toute attente selon lesquels une autre personne ou entité prendrait en charge tout ou partie de ces montants. Nous pouvons donc vous adresser directement nos factures, et le paiement sera dû conformément aux présentes conditions générales de prestation.

9.9 Le fait que nous acceptions un paiement de la part d’un tiers ne crée pas, en soi, de relation contractuelle entre nous et ce tiers, ni ne nous impose une quelconque obligation ou responsabilité à son égard, sauf accord exprès de notre part par écrit.

9.10 Si vous ne souhaitez pas assumer la responsabilité de nos honoraires et des coûts associés, le tiers concerné doit nous donner directement des instructions avant que nous commencions le travail. Tout mandat de ce type sera subordonné à notre acceptation de ses instructions et à l’accomplissement satisfaisant de toutes les exigences applicables en matière d’identification, de vérification, de diligence raisonnable et autres exigences réglementaires.

9.11 Lorsque des honoraires, débours ou autres sommes qui nous sont dus restent impayés, nous pouvons être en droit de conserver en notre possession des documents, des biens ou d’autres objets vous appartenant jusqu’au paiement intégral des sommes dues. C’est ce que l’on appelle un droit de rétention (right of lien).

9.12 Lorsqu’une facture est émise à l’intention d’un client, d’une société ou d’une autre personne située en dehors du Royaume-Uni, toutes les sommes qui nous sont dues doivent être payées intégralement. Les paiements doivent être effectués sans aucune déduction, compensation ni retenue au titre de taxes, droits ou charges similaires imposés dans le pays à partir duquel le paiement est effectué. Lorsqu’une telle déduction ou retenue est requise par le droit applicable, le montant payable est, dans la mesure permise par la loi, augmenté de manière à ce que nous recevions le montant intégral indiqué sur notre facture.

9.13 Il arrive que des questions imprévues ou inhabituelles surviennent au cours du dossier, ce qui peut entraîner une révision de notre estimation d’honoraires. Il peut s’agir, par exemple, de cas où des documents supplémentaires doivent être notariés, où des traductions ou des légalisations supplémentaires sont nécessaires pour satisfaire aux exigences de la juridiction destinataire, où les honoraires de tiers sont ajustés pour tenir compte de facteurs externes tels que l’évolution du prix des carburants, etc. Nous vous informerons de toute modification de l’estimation d’honoraires dès que possible.

9.14 Nous sommes autorisés à exercer sur l’ensemble du territoire de l’Angleterre et du pays de Galles. Nos services professionnels sont en conséquence fournis et exécutés au sein de la juridiction de l’Angleterre et du pays de Galles.

10.1 Lorsque nous effectuons notre travail pour vous, nous sommes tenus de porter une mention dans un registre officiel, que nous conservons à titre d’archive permanente. Nous conserverons une copie des documents notariés avec cette archive. Notre cabinet est enregistré auprès de l’Information Commissioner’s Office. Les données personnelles reçues des clients sont conservées en toute sécurité et ne peuvent pas être consultées de l’extérieur. Les données collectées dans le cadre des registres notariaux sont utilisées uniquement aux fins de satisfaire à nos responsabilités juridiques professionnelles en qualité de Notaires publics (Notaries Public). Pour plus de détails, consultez la page Politique de confidentialité et conditions de traitement des données sur notre site web : www.castlewoodnotary.com.

10.2 La fourniture de certaines données personnelles est obligatoire afin de nous permettre de respecter les exigences obligatoires de diligence raisonnable à l’égard des clients et, en conséquence, de fournir nos services. Vous garantissez de façon continue que ces données personnelles sont exactes, complètes et à jour. Le non-respect de cette obligation peut entraîner le rejet des documents par les autorités de certification compétentes, leur invalidité dans le pays de destination ou d’autres difficultés empêchant l’accomplissement satisfaisant de nos services.

10.3 En ce qui concerne les données personnelles des personnes concernées, vous nous garantissez de façon continue que :

1. le cas échéant, vous êtes autorisé à nous communiquer ces données personnelles dans le cadre de nos services et que, chaque fois qu’une autre personne concernée est mentionnée, vous avez obtenu le consentement explicite et démontrable de toutes les personnes concernées pertinentes quant à l’inclusion et à l’utilisation de toutes données personnelles les concernant ;
2. dans la mesure où cela est requis dans le cadre des services, ces données personnelles sont exactes, complètes et à jour ; et
3. soit vous donnez votre consentement explicite et garantissez que chaque personne concernée a donné son consentement explicite au transfert de données personnelles à des organisations étrangères dans le cadre des services, soit une autre voie juridique permettant un tel transfert (telle qu’un transfert nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat conclu dans l’intérêt de la personne concernée) a été satisfaite.

12.1 Vous pouvez mettre fin à vos instructions à tout moment en nous donnant un préavis écrit raisonnable. Tous les honoraires et débours engagés jusqu’à la date de résiliation seront facturés.

12.2 Lorsque le délai de rétractation du consommateur prévu par les Consumer Contracts Regulations 2013 s’applique (en règle générale lorsque vous êtes un consommateur individuel et que notre contrat avec vous a été conclu lors d’une réunion avec vous, à la suite d’une telle réunion ou par un moyen de communication à distance), vous disposez d’un délai de rétractation de 14 jours à compter de la date à laquelle vous signez notre lettre de mandat ou de la date à laquelle vous continuez à nous donner des instructions, selon la première de ces dates.

12.3 Vous pouvez exercer votre droit de rétractation pendant le délai prévu en nous adressant une déclaration claire, et nous vous rembourserons tous les paiements reçus de votre part par le même moyen que celui que vous avez utilisé, sans frais pour vous, sans retard injustifié et au plus tard 14 jours après le jour où vous nous informez de votre rétractation.

12.4 Si vous nous demandez de commencer le travail pendant le délai de rétractation, vous pouvez toujours exercer votre droit de rétractation, mais vous devez nous payer un montant proportionnel au travail que nous avons accompli, et cette proportion ne vous sera pas remboursée.

15.1 Dans la mesure où nous utilisons une quelconque technologie de prise de décision automatisée, y compris l’intelligence artificielle, dans le cadre de nos services, nous ne nous appuyons pas sur celle-ci sans intervention humaine.

15.2 Avant d’utiliser toute nouvelle technologie, y compris l’intelligence artificielle, nous procédons à une évaluation des risques appropriée afin de nous assurer que vos droits n’en sont pas affectés de manière préjudiciable.

17.1 Votre mandat est conclu avec Castlewood Notary Ltd. Vous convenez que toute réclamation découlant des services qui vous sont fournis ou en lien avec ceux-ci sera dirigée uniquement contre Castlewood Notary Ltd et non personnellement contre l’un quelconque de ses salariés, consultants ou administrateurs. Rien dans les présentes conditions n’exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée. Notre responsabilité à votre égard en ce qui concerne toute perte découlant des services que nous fournissons ou en lien avec ceux-ci est limitée dans la mesure permise par la loi et sous réserve de la limite applicable de notre assurance responsabilité civile professionnelle. En nous donnant des instructions, vous acceptez cette limitation de responsabilité.

17.2 Notre responsabilité sera réduite pour tenir compte de la part de toute perte ou de tout dommage qui vous est imputable, ou qui est imputable à un autre professionnel ou conseiller que vous avez mandaté ou consulté dans le cadre du dossier. Lorsqu’un autre professionnel ou conseiller est responsable d’une partie de la perte ou du dommage, notre responsabilité sera limitée au montant qui refléterait raisonnablement notre part de responsabilité, comme si nous avions obtenu une contribution de cette personne en vertu du Civil Liability (Contribution) Act 1978. Pour déterminer cette part, il ne sera tenu aucun compte d’une limitation de responsabilité convenue entre vous et cette personne. Nous ne serons toutefois pas tenus d’engager ni de poursuivre une demande de contribution à son encontre.

17.3 La Société fournit ses services uniquement au bénéfice du client pour le compte duquel elle a accepté d’agir dans le cadre du dossier concerné. Dans toute la mesure permise par la loi, ni la Société ni ses administrateurs, actionnaires, notaires, agents ou membres du personnel n’acceptent une quelconque responsabilité pour une perte, un dommage ou une autre responsabilité subis ou encourus par un tiers et découlant directement ou indirectement de ces services. Aucun tiers n’est en droit de se fier à un conseil, un avis ou un autre service fourni par la Société ou en son nom, ni de faire valoir une quelconque clause du contrat conclu entre la Société et le client. Dans toute la mesure permise par la loi, l’application du Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, ainsi que de toute autre législation conférant des droits contractuels ou similaires à des tiers, est exclue.

17.4 Dans toute la mesure permise par la loi, ni la Société ni ses administrateurs, actionnaires, notaires, agents ou membres du personnel ne seront responsables d’une perte, d’un dommage, de coûts ou de frais découlant de ce qui suit ou en lien avec ce qui suit :

1. toutes instructions, informations ou documents fournis par le client ou par un tiers qui sont incomplets, inexacts, incorrects ou trompeurs ;
2. toute perte ou tout dommage indirects ou consécutifs ;
3. toute perte de bénéfice, d’activité, de revenu, d’opportunité, de données ou de clientèle ; ou
4. tout manquement ou retard dans la fourniture des services résultant de circonstances échappant au contrôle raisonnable de la Société, y compris tout événement de force majeure.

Rien dans la présente clause n’exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée.

17.5 Nous ne serons pas responsables d’un manquement ou d’un retard dans la fourniture de nos services dans la mesure où ce manquement ou ce retard résulte de circonstances échappant à notre contrôle raisonnable. Il peut s’agir, sans limitation, d’une action syndicale (autre qu’une action syndicale n’impliquant que notre personnel), d’un cas fortuit (acts of God), d’une guerre, de troubles civils, du terrorisme, d’un vol, de dommages malveillants (autres que ceux causés par notre personnel), d’accidents, d’une défaillance ou d’une panne d’ordinateurs, de machines ou d’autres systèmes, de conditions météorologiques extrêmes, d’une interruption des communications ou des services publics, et d’une panne d’électricité. Rien dans les présentes conditions n’affecte les droits ou recours dont vous disposez en qualité de consommateur et qui ne peuvent légalement être exclus, restreints ou limités.

17.6 Toutes les recherches effectuées par la Société dans le registre des sociétés (Register of Companies) ou dans d’autres registres ou archives publics seront menées à l’aide des sources disponibles appropriées, y compris les services en ligne. Dans toute la mesure permise par la loi, la Société ne sera pas responsable d’une perte ou d’un dommage découlant d’une erreur, d’une omission, d’une inexactitude ou d’informations obsolètes figurant dans ces registres, archives ou services de tiers, ou obtenues à partir de ceux-ci.

17.7 Les limitations et exclusions de responsabilité énoncées dans les présentes conditions s’appliqueront nonobstant toute autre clause expresse ou implicite, tout accord accessoire, toute déclaration ou toute garantie, dans toute la mesure permise par la loi.